Zarządzanie dokumentami - Instytut Maszyn Matematycznych

Oferujemy system dokMistrz do zarządzania do rejestracji i wspomagania obiegu korespondencji w firmie, oparty na bazie danych MS Access, przeznaczony jest do obsługi kancelarii, sekretariatów oraz wszystkich stanowisk pracy uczestniczących

w tworzeniu i przesyłaniu dokumentów w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz urzędach. Zarządzanie dokumentami obejmuje tworzenie, rejestrację, klasyfikację, dekretację, przechowywanie i wyszukiwanie korespondencji. Zapamiętywane są przy tym: trasa obiegu pisma pomiędzy stanowiskami pracy i pełna historia czynności dokonywanych na dokumencie. System może obsługiwać wiele stanowisk w sieci.

Charakterystyka programu

Dokumenty w systemie dokMistrz reprezentowane są przez nagłówek (część opisowa zawierająca podstawowe dane jak nadawca, adresat, data, znak pisma, temat,

sprawa, stan dokumentu, data załatwienia) oraz dowolną liczbę podpiętych plików

zawierających właściwą treść dokumentu w postaci tekstowej lub graficznej. Dokumenty przechowywane są tylko w jednym egzemplarzu w centralnej bazie danych, co zapewnia użytkownikom dostęp do zawsze aktualnej wersji każdego dokumentu.
• dokMistrz umożliwia rejestrację korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zapewniając automatyczną

numerację pism. Wpisu do rejestru korespondencji przychodzącej lub wychodzącej dokonuje się na

stanowiskach kancelaryjnych. Jednocześnie może działać kilka stanowisk kancelaryjnych
• program może obsługiwać rzeczowy wykaz akt, zgodnie z instrukcją kancelaryjną
• dokumenty mogą być umieszczane w wielopoziomowych segregatorach, posiadających automatyczną numerację

pism i opatrywane dodatkowo numerem wewnętrznym na stanowisku docelowym
• dokMistrz współpracuje z MS Word i MS Excel, dzięki czemu elektroniczna postać dokumentu może

być tworzona z poziomu programu z wykorzystaniem tych aplikacji
• do dokumentu mogą być także dołączane pliki zewnętrzne, przygotowane poza programem za pomocą dowolnej

aplikacji (edytora tekstu, programu graficznego itp.) oraz dokumenty skanowane
• dokMistrz informuje o dokumentach do załatwienia na wskazany dzień
• dokMistrz rejestruje i udostępnia użytkownikowi dane dotyczące historii operacji na dokumencie

i jego obiegu w firmie
• dokMistrz umożliwia prowadzenie ewidencji spraw, przy czym z każdą sprawą mogą być skojarzone

dowolne dokumenty
• dokMistrz posiada rozbudowany mechanizm wyszukiwania dokumentów oraz wiele zestawień i raportów.
Osoby zainteresowane ofertą prosimy o kontakt bi@imm.org.pl. Szczegółowe informacje tutaj.